Software für IP-Portfolioverwaltung und Patentüberwachung

Unser früheres IP-Management-Tool war aufgrund seiner Schwerfälligkeit, Veralterung und Komplexität nicht mehr nutzbar – am Ende verwendeten wir nur etwa 5 % der Funktionen, wenn überhaupt. Die alte Lösung war zudem viel zu teuer und für unsere Struktur ungeeignet, sodass wir gezwungen waren, unsere Budgets zu kürzen. Trotz unserer Anfragen war es nicht möglich, sie zu einer intuitiveren und benutzerfreundlicheren Version weiterzuentwickeln.

Wir haben uns für PI Planner entschieden, weil die Lösung alle Schlüsselfunktionen enthielt, die wir zur Verwaltung sämtlicher Aspekte des geistigen Eigentums in unserem Unternehmen benötigten. Das Tool ist sehr flexibel und einfach zu bedienen. Ein neuer Benutzer kann schnell produktiv werden.

Die Datenmigration erfolgte zügig mit Unterstützung des PI Motion-Teams, und der Wechsel verlief reibungslos. PI Planner ermöglicht es uns, alle unsere IP-Informationen und -Dokumente zu zentralisieren und sie auf kollaborative Weise mit den Nutzern verschiedener Abteilungen und Partner zu teilen.

Das Serviceniveau war unübertroffen – wir wurden von einem engagierten Expertenteam betreut, das schnell reagiert, aufmerksam zuhört und das Tool kontinuierlich an unsere Bedürfnisse anpasst. Wir arbeiten eng mit dem PI Planner-Team zusammen, das sehr verfügbar ist und mittlerweile fast als Teil unseres eigenen IP-Teams gilt.

Als administrative IP-Managerin verwende ich PI Planner seit 4 Jahren täglich zur Verwaltung von Verfahren und Rechnungen, zur Erstellung neuer Patentanmeldungen, zum Erfassen von Einreichungsunterlagen, amtlichen Dokumenten, Erteilungen, Vollmachten, Rücknahmen sowie sämtlichen Mitteilungen der Patentanwälte und deren Antworten.

Die Filterfunktionen ermöglichen mir zudem, Informationen einfach auszuwählen und nach Excel zu exportieren – das ist besonders praktisch für die Budgetüberwachung.

Anfangs war ich etwas unsicher bei der Einführung des Tools, aber letztlich erwies sich die Bedienung als sehr einfach und intuitiv.

Zudem war PI Planner im Vergleich zu anderen Lösungen deutlich kostengünstiger.
Wir schätzen auch den hervorragenden Service von PI Motion.
Der Kundensupport ist sehr reaktionsschnell, kompetent und effizient.
Sie sind offen für Feedback und Vorschläge und können neue Funktionen bei Bedarf schnell umsetzen.

Ich bin Patentverantwortlicher und nutze PI Planner seit 5 Jahren. Das Tool trägt wesentlich dazu bei, unsere Fähigkeit zur effizienten Verwaltung unserer Schutzrechte – insbesondere unserer Patente – in vier zentralen Bereichen zu verbessern:

• Verwaltung von Patentfamilien: **PI Planner** hat unsere Art, Patentfamilien zu verwalten, grundlegend verändert. Dank spezieller Funktionen können wir die verschiedenen Akten und Verfahren leicht identifizieren und klassifizieren. Diese Funktion ist äußerst nützlich für die Entscheidungsfindung und die Optimierung der damit verbundenen Kosten.
• Präzise Verfolgung der Verfahren: Das Tool bietet vollständige Transparenz über den Status jedes Patents – von der Erstanmeldung bis zur Erteilung. Die Verfolgungsfunktion ermöglicht es, kommende Schritte frühzeitig zu erkennen und zu planen.
• Organisierte Dokumentenarchivierung: Die Fähigkeit des Tools, alle dokumentbezogenen Informationen zu zentralisieren und zu strukturieren, ist ein echter Vorteil. Jedes Dokument – sei es der Schriftverkehr mit Patentämtern, Recherchenberichte oder juristische Korrespondenz – wird archiviert und ist leicht zugänglich. Das vereinfacht die tägliche Arbeit erheblich.
• Kostenoptimierung: Dank der verbesserten Transparenz unseres Portfolios konnten wir unsere Kosten deutlich senken und fundiertere Entscheidungen zu Erweiterungen und Jahresgebühren treffen.

PI Planner ist ein benutzerfreundliches Tool für die Verwaltung unserer Patentfamilien. Es bietet eine lernfreundliche und kollaborative Umgebung für unser Team und wirkt sich positiv auf unsere tägliche operative Effizienz aus.

Isorg nutzt die Software PI Planner nun seit 3 Jahren. Von Anfang an haben wir besonders die Schulungen und die persönliche Begleitung geschätzt, die bei der Einführung dieses Tools in unserem Unternehmen angeboten wurden.

PI Planner ist sehr benutzerfreundlich und ermöglicht uns eine ganzheitliche und praxisorientierte Sicht auf unser Patentportfolio.
Die verfügbaren und relevanten Kennzahlen geben uns eine strategische Übersicht über unser Patentportfolio und unterstützen uns dabei, fundierte Entscheidungen in der Verwaltung unseres geistigen Eigentums zu treffen.

Schließlich ist PI Planner für das Innovationsteam ein Tool, das das Reporting und die Kommunikation zwischen den technischen Teams und der Geschäftsleitung in Fragen des geistigen Eigentums deutlich erleichtert.

Wir schätzen PI Planner, weil es eine „All-in-One“-Lösung ist, ohne dabei zu einer „Bürokratiemaschine“ zu werden.

PI Planner ist sehr einfach zu bedienen, preislich attraktiv und für Portfolios jeder Größe geeignet. Es erfüllt unsere Anforderungen an die Verwaltung von Patenten und Marken perfekt.

Es ist ein echter Mehrwert, das Portfolio von Anfang an zu strukturieren, und das angebotene Audit ist dabei äußerst hilfreich. Es bildet tatsächlich den notwendigen Ausgangspunkt für eine optimale Nutzung der Software.

Die von PI Motion angebotene Option, unsere Daten nach Abschluss der Konfiguration zu integrieren, ist eine enorme Zeitersparnis, da anschließend nur noch Aktualisierungen erforderlich sind. Wir haben insbesondere die Übernahme von Daten aus öffentlichen Datenbanken und die Arbeit geschätzt, die geleistet wurde, um das Tool schnell einsatzbereit zu machen.

Interscience ist ein mittelständisches Unternehmen, das Laborgeräte für die Mikrobiologie entwickelt, herstellt und vertreibt – und gilt weltweit als Referenz in diesem Bereich.
Seit seiner Gründung vor 40 Jahren gehört das geistige Eigentum fest zur DNA des Unternehmens, mit regelmäßigen und zunehmend zahlreichen Patentanmeldungen auf der ganzen Welt. Unterstützt von mehreren internationalen Kanzleien wird ein großer Teil des Patentmanagements intern durchgeführt.
Angesichts dieser intensiven erfinderischen Tätigkeit wurde es notwendig, ein Tool zu besitzen, das mehrere grundlegende Anforderungen erfüllt:

• Intuitive und schnelle Bedienung,
• Angepasst an das Portfolio eines mittelständischen Unternehmens,
• Skalierbar und flexibel im Rahmen des Unternehmenswachstums und der steigenden Zahl internationaler Anmeldungen,
• Fristenmanagement für Durchführung oder Kontrolle unter Berücksichtigung der jeweiligen Länderspezifika,
• Speicherung und gemeinsames Teilen aller Informationen im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus der Patente.

PI Planner erfüllte nicht nur all diese Kriterien, sondern bot darüber hinaus zahlreiche zusätzliche Funktionen. Wir haben uns schnell eine Reihe davon angeeignet, insbesondere jene, die den wichtigsten Kennzahlen unseres IP-Portfolios entsprachen. Dadurch haben wir an Reaktionsfähigkeit, Präzision und Qualität in der Darstellung strategischer Informationen gewonnen.
Unser gesamtes IP-Portfolio ist auf einen Blick einsehbar. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Informations­extraktion können schnell unseren Vertriebs- und internationalen Einheiten zur Verfügung gestellt werden – insbesondere im Rahmen unserer Überwachung von Fälschungen und Wettbewerbern.
Besonders geschätzt haben wir die Möglichkeit, eine vollständige, leicht zugängliche und gut strukturierte Dokumentenbasis für jedes Patent und dessen Erweiterungen zu erstellen. Neben der willkommenen Digitalisierung in einem stark administrativen Umfeld ist diese Basis zu einem äußerst effektiven kollaborativen Werkzeug mit den Erfindern bei Einreichungen und Diskussionen über Recherchenberichte geworden.
Das Budgetmodul ermöglicht eine wirtschaftliche und finanzielle Analyse unserer Investitionen und Ausgaben pro Patent, Land, Kanzlei oder Verfahren. Die schnelle Extraktion der für die Forschungssteuervergütung (CIR) relevanten Budgetposten zusammen mit den entsprechenden Dokumenten hat uns erheblich Zeit in einem sonst sehr aufwändigen Prozess gespart.
Seit unserem Start vor 3 Jahren haben wir im Team von PI Motion stets einen aktiven und reaktionsschnellen Partner gefunden, der uns bei unseren ersten Schritten begleitet hat – um zu verstehen, anzuwenden, weiterzuentwickeln oder neue Funktionen gemäß den Anforderungen unseres Wachstums zu integrieren.

Wir haben uns für den Erwerb von PI Planner entschieden, da es sich um ein recht intuitives Tool zur Verwaltung eines Portfolios an Schutzrechten des geistigen Eigentums handelt, das uns zudem die Möglichkeit bietet, Anpassungen vorzunehmen, um alle mit diesen Rechten und deren Verwertung verbundenen Dokumente zu zentralisieren.

Das Ziel, ein benutzerfreundliches Tool für das tägliche Management von IP-Rechten zu erwerben, bestand darin, die Nutzung durch die technischen und geschäftlichen Teams zu fördern, die zum Schutz und zur Wertschöpfung der durch diese Rechte geschützten Technologien beitragen.

Das Team von PI Planner war äußerst aufmerksam und hat die PI Planner-Datenbank so weit wie möglich weiterentwickelt, um unseren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.